Birçok işletmede kontrol planları hazırlanır.

Revizyonları takip edilir.

Denetimlerde paylaşılır.

Kalite sistemlerinin temel dokümanlarından biri olarak kabul edilir.

Ancak ilginç bir şekilde bazı işletmelerde tüm bu faaliyetlere rağmen aynı problemler tekrar etmeye devam eder.

Bu durumun temel nedeni çoğu zaman kontrol planının eksik olması değildir.

Asıl problem, kontrol planının gerçek amacının yanlış anlaşılmasıdır.

Kontrol planları birçok organizasyonda bir kalite dokümanı olarak görülür.

Oysa iyi hazırlanmış bir kontrol planı aslında bir karar verme sistemidir.

Bir başka ifadeyle kontrol planı, süreç içerisinde hangi verilerin toplanacağını değil, hangi verilerin işletme adına karar üreteceğini tanımlar.

Kontrol Planının Gerçek Amacı Nedir?

Kontrol planı temel olarak şu soruya cevap verir:

Bu ürün veya proses hangi noktada, hangi yöntemle, hangi sıklıkta ve hangi kriterlere göre kontrol edilecektir?

Bu sorunun önemi çoğu zaman göz ardı edilir.

Çünkü birçok işletmede kalite faaliyetleri son ürün kontrolü ile özdeşleştirilmiştir.

Oysa modern kalite yönetimi yaklaşımında kalite son kontrolde oluşturulmaz.

Kalite proses içerisinde oluşturulur.

Son kontrol yalnızca sonucu doğrular.

Hata 1: Kontrol Planını Denetim İçin Hazırlamak

Kontrol planlarının karşılaştığı en yaygın problemlerden biri budur.

Doküman vardır.

Ancak sahadaki karar mekanizmasının bir parçası değildir.

Bazı işletmelerde kontrol planı yalnızca müşteri denetimlerinde veya kalite sistem denetimlerinde açılan bir dosyaya dönüşebilmektedir.

Bu yaklaşımın temel problemi kontrol planını kalite sisteminin bir parçası olarak görmek, süreç yönetiminin bir parçası olarak görmemektir.

Gerçekte kontrol planının ilk müşterisi denetçi değil, üretim sürecidir.

Hata 2: Kritik Olmayan Verilerle Süreci Boğmak

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte veri toplamak her zamankinden daha kolay hale geldi.

Ancak daha fazla veri her zaman daha iyi kontrol anlamına gelmez.

Bazı organizasyonlarda onlarca farklı veri düzenli olarak kayıt altına alınırken kalite performansını doğrudan etkileyen kritik parametreler yeterince takip edilmemektedir.

Kontrol planının amacı mümkün olan her şeyi ölçmek değil, sonucu etkileyen değişkenleri kontrol altında tutmaktır.

Hata 3: Süreç Yerine Sonucu Kontrol Etmek

Kalite problemlerinin önemli bölümü ürün ortaya çıktıktan sonra fark edilmektedir.

Bu durum özellikle üretim maliyetlerini ciddi şekilde artırmaktadır.

Çünkü hata oluşmuştur.

Malzeme kullanılmıştır.

Enerji tüketilmiştir.

İşçilik harcanmıştır.

Bu nedenle modern kalite sistemleri son ürün kontrolünden çok süreç kontrolüne odaklanmaktadır.

Başarılı organizasyonlar problemi üründe değil, problemi oluşturan süreçte yakalamaya çalışır.

Hata 4: Reaksiyon Planı Oluşturmamak

Birçok kontrol planında şu bilgi bulunur:

"Kontrol yapılacaktır."

Ancak çoğu zaman şu sorunun cevabı yer almaz:

Uygunsuzluk tespit edildiğinde ne yapılacaktır?

Bu eksiklik kontrol planlarını pasif bir dokümana dönüştürmektedir.

Gerçek bir kontrol planı yalnızca neyin ölçüleceğini değil, uygunsuzluk durumunda hangi aksiyonların alınacağını da tanımlamalıdır.

Hata 5: Veri Toplamak Ama Analiz Etmemek

Belki de en yaygın yönetim problemlerinden biri budur.

Bazı işletmeler yıllarca veri toplar.

Ancak toplanan verilerin büyük bölümü hiçbir zaman analiz edilmez.

Bu noktada kalite faaliyetleri süreç yönetimi fonksiyonundan uzaklaşmaya başlar.

Çünkü veri toplamak ile bilgi üretmek aynı şey değildir.

Bilgi üretmek ile karar üretmek de aynı şey değildir.

Kontrol planları yalnızca veri üretiyorsa işletmeye sınırlı fayda sağlayacaktır.

Hata 6: Kontrol Frekanslarını Alışkanlıkla Belirlemek

"Saatte bir kontrol."

"Vardiyada iki numune."

"Günde üç ölçüm."

Bu ifadeler birçok işletmede standart uygulama haline gelmiştir.

Ancak bu sıklıkların neden seçildiği sorulduğunda net cevaplar vermek her zaman mümkün olmayabilir.

Kontrol sıklıkları;

• proses yeterliliği,
• risk seviyesi,
• geçmiş uygunsuzluk kayıtları,
• müşteri beklentileri

gibi kriterlere göre belirlenmelidir.

Aksi halde kontrol planı bilimsel bir araç olmaktan uzaklaşabilir.

Hata 7: Kontrol Planını Güncellememek

Süreçler değişir.

Makinalar değişir.

Hammadde değişir.

Operasyon koşulları değişir.

Ancak bazı işletmelerde kontrol planları yıllarca aynı şekilde kullanılmaya devam eder.

Bu durum zamanla doküman ile gerçek süreç arasında önemli farklılıklar oluşturabilir.

Kontrol planı yaşayan bir dokümandır.

Yaşayan süreçler için hazırlanır.

Bu nedenle düzenli gözden geçirilmelidir.

Literatürdeki Bir Vaka Analizi

Kalite planlama ve süreç kontrol sistemlerinin etkinliği üzerine yapılan çalışmalar incelendiğinde benzer sonuçlarla karşılaşmak mümkündür.

Örneğin Antony ve arkadaşları tarafından gerçekleştirilen ve Birleşik Krallık'ta faaliyet gösteren bir üretim işletmesinde yürütülen Six Sigma uygulamasını inceleyen çalışmada, kalite problemlerinin önemli bölümünün süreç içerisinde mevcut olmasına rağmen karar mekanizmalarına yansıtılamadığı görülmüştür.

Araştırmacılar süreç verilerini ayrıntılı olarak incelemiş, kritik kalite karakteristiklerini yeniden tanımlamış ve kontrol mekanizmalarını süreç odaklı hale getirmiştir.

Çalışma sonucunda;

• hata oranlarında azalma,
• süreç değişkenliğinde düşüş,
• müşteri memnuniyetinde iyileşme,
• maliyetlerde düşüş

rapor edilmiştir.

Ancak araştırmanın dikkat çekici sonucu teknik iyileştirmelerden çok yönetimsel yaklaşım ile ilgilidir.

Araştırmacılar, işletmede gerekli verilerin önemli bölümünün zaten mevcut olduğunu ancak bu verilerin karar verme sürecinde yeterince kullanılmadığını vurgulamaktadır.

Bu bulgu günümüzde birçok işletme için hâlâ geçerliliğini korumaktadır.

Sorun çoğu zaman veri eksikliği değildir.

Sorun verilerin anlamlı bilgiye dönüştürülememesidir.

Sahadaki Karşılığı

Literatürde elde edilen sonuçlar ile gerçek üretim ortamları karşılaştırıldığında dikkat çekici bir benzerlik görülmektedir.

Birçok organizasyonda kalite problemleri teknik yetersizliklerden çok analiz eksikliklerinden kaynaklanmaktadır.

Toplantılar yapılmaktadır.

Aksiyonlar açılmaktadır.

Raporlar hazırlanmaktadır.

Ancak bazı durumlarda problemin neden oluştuğuna ilişkin yeterli nicel analiz gerçekleştirilmeden karar alınabilmektedir.

Bu yaklaşım kısa vadede hızlı görünse de uzun vadede aynı problemlerin farklı isimlerle tekrar ortaya çıkmasına neden olabilmektedir.

Çünkü süreçler varsayımlarla değil verilerle yönetilir.

Yazarın Notu

Kontrol planlarının karşılaştığı en büyük problem eksik veri değildir.

Çoğu zaman problem, mevcut verilerin karar mekanizmasının parçası haline getirilememesidir.

Bir işletmede yüzlerce ölçüm kaydı bulunabilir.

Ancak kritik kararlar hâlâ yorumlara dayanıyorsa kalite sistemi beklenen faydayı sağlayamaz.

Kalite yönetiminin amacı daha fazla form doldurmak değil, daha doğru kararlar verebilmektir.

Aynı problem sürekli tekrar ediyorsa yeni kontrol formları hazırlamadan önce mevcut verilerin gerçekten analiz edilip edilmediğini sorgulamak faydalı olabilir.

Kontrol planları kalite sistemlerinin temel araçlarından biridir.

Ancak gerçek değerlerini yalnızca hazırlandıklarında değil, süreç yönetiminin aktif bir parçası haline geldiklerinde ortaya çıkarırlar.

Başarılı işletmeler kontrol planlarını denetim dokümanı olarak değil, karar verme sistemi olarak kullanırlar.

Aradaki fark çoğu zaman kalite performansında açık şekilde görülebilmektedir.